Handelskammer Hamburg 2009

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Sparkurs

Holzklasse statt Beinfreiheit

In Zeiten der Finanzkrise müssen auch Hamburger Unternehmen bei den Geschäftsreisen den Rotstift ansetzen.
Sicher hat sich etwas im Bereich Geschäftsreisen getan“, sagt Stefan Vorndran, „es wird kräftig gespart.“ Er muss es wissen, denn er ist Geschäftsführer von BCD Travels, dem deutschen Markt-Ersten im Bereich Travelmanagement. Allein am Standort Hamburg betreuen 170 Reiseberater Unternehmen aller Art. Doch die rosigen Zeiten sind vorbei. Derzeit stellt BCD Travels einen Rückgang der Reisebuchungen im unteren zweistelligen Prozentbereich fest. „Besonders bei europäischen Flugstrecken geht die Schere zwischen Economy und Business immer weiter auseinander“, so Vorndran. In Krisenzeiten reist man eben in der günstigeren Klasse zum Termin. Mehr als zehn Prozent haben diese Buchungen zugenommen. Der Trend spiegele sich laut Vorndran auch bei Fernreisen wider. Zudem hat er festgestellt, dass innerhalb Deutschlands zunehmend die Bahn oder auch der firmeneigene Dienstwagen genutzt werde. Egal, ob es sich um große Unternehmen oder Mittelständler handelt: Die Firmen sparen alle an denselben Ecken. Allgemeine Richtlinien, wie Unternehmen mit der Situation umgehen, gibt es nicht. Einige ändern die Reiserichtlinien, andere führen neue Genehmigungsprozesse ein, um schon im Vorfeld mehr Kontrolle über ihre Geschäftsreisen zu haben.

Die Hamburger Reederei Hapag Lloyd setzt beispielsweise seit Ende vergangenen Jahres den Rotstift an. „Dazu gehört auch die Drosselung der Reisekosten um 50 Prozent“, sagt Sprecherin Eva Gjersvik. Bei Flugreisen werde jetzt Economyclass gebucht und nicht mehr „Business“ wie in den Jahren zuvor. Wer beim Softwarekonzern SAP arbeitet, fliegt seit vergangenem Herbst in der Holzklasse und reist selbstverständlich in der zweiten Klasse der Bahn. Darüber hinaus hat SAP sämtliche Reisen ohne Kundenkontakt gestrichen. All das gilt auch für die Mitarbeiter in Hamburg. „Wenn ein Treffen ansteht, denken wir zweimal darüber nach, ob die Reise wirklich notwendig ist“, sagt Unternehmenssprecher Günter Gaugler. Stattdessen baut der Software-Riese stärker auf Videokonferenzen. „Manchmal kann diese Form der Kommunikation eine gute Alternative sein.“

Die moderne Kommunikation steht derzeit auch bei der Still GmbH hoch im Kurs. So tauschen sich Mitarbeiter intern mehr online oder per Telefonkonferenz aus. „Früher hat man sich eher mal getroffen, auch international, aber das ist jetzt vorbei“, sagt Sprecher Jürgen Wrusch. Der Kundenkontakt wird bei dem vertriebsstarken Anbieter von Gabelstaplern und Intralogistiklösungen allerdings nicht eingeschränkt: „Gerade in rauen Zeiten ist dieser wichtiger denn je.“ Doch wenn eine Reise ansteht, dann nehmen die Still-Mitarbeiter die Bahn – und selbstverständlich die zweite Klasse.

Manche Unternehmen trifft die Krise nicht so stark wie andere. Trotzdem gehen sie mit dem Thema Geschäftsreisen bewusst um. Vielleicht in diesen Zeiten ein wenig stärker, als sie es ohnehin schon immer getan haben. Beispiele hierfür sind der Outdoorspezialist Globetrotter, der IT-Berater Ethalon und die Werbeagentur Jung von Matt. „Bei uns wird immer überlegt, ob eine Geschäftsreise sinnvoll ist und welches Verkehrsmittel dafür infrage kommt“, sagt Globetrotter-Sprecher Jens Kreklau. Dabei reise der Geschäftsführer ebenso kostenbewusst wie der Praktikant. „Da machen wir keine Unterschiede.“ Brigitte Quednau, Vertriebsleiterin der Etha­lon GmbH, erklärt: „Wir buchen für unsere Mitarbeiter grundsätzlich so lange wie möglich im Voraus und prüfen günstige Alternativen. Kurzfristige Reisen können wir allerdings nicht ausschließen, hier nehmen wir in Kauf, dass die Reisemöglichkeiten nicht immer die komfortabelsten sind.“ Das Motto „Wenn schon anstrengend, dann bitte großzügig“ hat bei Ethalon keine Bedeutung. Die Mitarbeiter, die mittelständische Unternehmen beraten, buchen auch schon einmal Gabel- statt Direktflüge. Wartezeiten auf Flughäfen und in Hotels sind dabei nicht ausgeschlossen. Darüber hinaus setzt das Unternehmen auf Kontingente bei Hotelbuchungen, setzt sich telefonisch über Preise auseinander und holt Angebote ein.

Auch bei den Werbern stehen die Strategien „Reisevermeidung“ sowie „Bahn statt Flugzeug“ an erster Stelle. „Früher“, sagt Anja Jaramillo, Travelmanagerin der Agentur Jung von Matt, „hatten wir bei den Geschäftsreisen einen größeren Handlungsspielraum. Heute werden viele Reisekosten vor Antritt mit dem Kunden abgestimmt, und es wird noch sensibler auf die Ausgaben geschaut.“ Obwohl die Reiserichtlinien zwar noch großzügig vorsehen, dass die Mitarbeiter in der ersten Klasse der Bahn fahren könnten, hält sich kaum jemand daran. „Viele entscheiden eigenverantwortlich, bei Nah- und Mittelstrecken in der zweiten Klasse zu reisen“, sagt Anja Jaramillo. Einige der Mitarbeiter nehmen auch den Mietwagen, um zum Kunden zu gelangen.

Wer sparen möchte, der sollte sein Buchungsverhalten überdenken. „Es macht Sinn, die Veränderungen im Geschäftsreisemarkt zu beobachten“, so Stefan Vorndran. „Wird zum Beispiel im Laufe des Jahres ein neues Hotel eröffnet, das Discountraten anbietet, so kann dadurch möglicherweise die durchschnittliche Tagesrate gesenkt werden.“ Doch trotz des Spar­zwanges sollten Unternehmen nicht vergessen, dass Reisen ein nicht zu unterschätzendes Instrument in bestehende und neue Geschäftsbeziehungen und damit ungemein wichtig sind.
Katja Kasten
redaktion@hamburger-wirtschaft.de
Telefon 36138-305

hamburger wirtschaft, Ausgabe Juli 2009