Handelskammer Hamburg 2009

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Steuerrecht

Der Fiskus reist mit

Ist ein Arbeitnehmer geschäftlich unterwegs, können die Reisekosten entweder vom Arbeitgeber erstattet oder als Werbungskosten steuerlich berücksichtigt werden.

Reisekosten sind Aufwendungen, die durch die berufliche Tätigkeit eines Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte entstehen. Von einer regelmäßigen Arbeitsstätte ist auszugehen, wenn der Arbeitnehmer die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers im Kalenderjahr durchschnittlich an einem Tag pro Woche aufsucht.

Ein Beispiel: Fährt ein Außendienstmitarbeiter, der in Neumünster wohnt, einmal wöchentlich zum Betrieb seines Arbeitgebers in Hamburg und erledigt dort für einige Stunden Verwaltungsarbeiten, wird das Hamburger Büro zu seiner regelmäßigen Arbeitsstätte. Legt er die Strecke mit einem Dienstwagen zurück, ist für diese Fahrt von Neumünster nach Hamburg der Entfernungszuschlag lohnsteuerlich zu erfassen. Würde er hingegen nur alle zwei Wochen kurzfristig in das Unternehmen nach Hamburg kommen, liegt keine regelmäßige Arbeitsstätte vor, daher könnten diese Fahrten als Reisekosten abgerechnet werden.

Bei Auswärtstätigkeiten erkennt die Finanzverwaltung die Fahrtkosten an bei Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln in der nachgewiesenen Höhe und bei Nutzung des Privatwagens auch mit einem Pauschbetrag von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer. Bei Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands besteht grundsätzlich ein Rechtsanspruch auf steuerliche Berücksichtigung der gesetzlichen Pauschbeträge für Verpflegung. Darauf, ob überhaupt ein Verpflegungsmehraufwand anfällt, kommt es ebenso wenig an wie auf die konkrete Verpflegungssituation am Einsatzort. Allerdings kann die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand nur für die ersten drei Monate erstattet werden. Zeitliche Unterbrechungen der Auswärtstätigkeit, beispielweise durch Krankheit oder Urlaub, haben keinen Einfluss auf die Dreimonatsfrist. Für Auslandsreisen gelten je nach Land unterschiedliche Reisepauschalen, unabhängig davon, ob höhere Kosten entstanden sind. Bei einer Auswärtstätigkeit entstandene Übernachtungskosten können vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei ersetzt werden – in Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen oder in Höhe der Pauschbeträge für Übernachtungen im In- und Ausland. Die Pauschbeträge sind aber nicht als Werbungskosten steuerlich abzugsfähig.

Bei einer Übernachtung im Inland geht die Finanzverwaltung davon aus, dass diese immer ein Frühstück beinhaltet, es sei denn, das Gegenteil ist explizit auf der Rechnung vermerkt. Steht auf dem Beleg nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück, ist dieser für die Erstattung entweder mit 20 Prozent des vollen Verpflegungspauschbetrages (4,80 Euro) oder mit dem aktuellen Sachbezugswert von 1,53 Euro zu kürzen. Letzteres ist nur zulässig, wenn die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und das Hotel vor Beginn der Auswärtstätigkeit durch ihn schriftlich gebucht wurde.

Erhält ein Arbeitnehmer anlässlich einer Auswärtstätigkeit, zum Beispiel bei einer Fortbildung, ein Mittagessen im Wert von bis zu 40 Euro, kann der Arbeitgeber diese Mahlzeit auch weiterhin mit Sachbezugswerten abrechnen. Die Finanzverwaltung hat den Unternehmen ein Wahlrecht auf Anwendung der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes eingeräumt, der in einem Beschluss vom 19. November 2008 die Abrechnung nach Sachbezugswerten für einen solchen Sachverhalt verneint hatte und sich für die Anwendung des tatsächlichen Wertes ausgesprochen hatte.

Informationen zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten unter www.hk24.de.
Susanne Küchmeister
susanne.kuechmeister@hk24.de
Telefon 36138-352

hamburger wirtschaft, Ausgabe Juli 2009