Der Einsatz von künstlicher Intelligenz verspricht schnellere Arbeitsabläufe und die Automatisierung von Routinetätigkeiten. Doch wie lässt sich KI so implementieren, dass sie nicht nur effizient arbeitet, sondern auch von Mitarbeitenden und Kundenseite akzeptiert wird? Und wie startet eine Firma diesen Transformationsprozess, wenn sie in dem Bereich noch keinerlei Erfahrung hat?
Anselm Fehnker, KI-Projektmanager am Artificial Intelligence Center Hamburg (ARIC), sieht zwei wichtige Ebenen: „Zum einen müssen sich Führungskräfte strategisch überlegen, welche Abläufe durch eine spezielle KI automatisiert werden können und sollen“, erklärt der Experte. Zum anderen sollte geprüft werden, welche „Allzweck-KI“ (General Purpose KI) die Mitarbeitenden ohnehin schon in ihrem Arbeitsalltag nutzen, ohne dass es im Unternehmen geregelt ist.
„Spätestens seit der Einführung von Sprachmodellen wie ChatGPT zieht sich dieses Thema durch alle Branchen hindurch“, erläutert Fehnker. Welche Nutzung erlaube ich? Welche Grundlagen muss die IT für die Mitarbeitenden schaffen? Welche Fortbildungen sind erforderlich? Sind diese Fragen nicht geklärt, arbeiten die Mitarbeitenden unkontrolliert mit einer „Schatten-KI“, die im Unternehmen nicht autorisiert ist.
Strategien entwickeln
In seinen KI-Workshops bietet das ARIC erste Orientierung für Unternehmen. Zu Anfang sei es essenziell, grundsätzliche Entscheidungen zu treffen, sagt Fehnker. So könne etwa die Kundenkommunikation per KI laufen. Doch wenn eine Firma den persönlichen Austausch zum Markenkern gemacht habe, sei dieser Aspekt wichtiger als die schnelle Verfügbarkeit, die eine KI ermöglicht.
Um sich der KI praktisch anzunähern, sei es zudem sinnvoll, sie nicht sofort im großen Stil zu implementieren, sondern ein Pilotprojekt mit einem konkreten Anwendungsfall zu starten.
Auch in Aus- und Weiterbildung ist das Thema KI zentral. Der Bildungsservice der Handelskammer HKBiS bietet etwa Kurse zur Entwicklung eines personalisierten KI-Workflows oder eine Ausbildung zum KI-Manager an. Die Studierenden der dualen Business School HSBA Hamburg School of Business Administration können seit April 2026 den KI-basierten Coach PINKPro nutzen, der sie bei der Entwicklung zukunftsfähiger Schlüsselkompetenzen begleitet. Dieses Know-how tragen die Studierenden auch in die unternehmerische Praxis.
„So können Mitarbeitende und Kunden die Nutzung in einem überschaubaren Rahmen ausprobieren, wodurch sich die Akzeptanz erhöht.“ Gut sei es auch, in der Firma eine Ansprechperson für KI festzulegen, um die Transformation nahbarer zu gestalten und Ängste abzubauen.
Zu entscheiden ist auch, welche Software oder Technik am besten zum Einsatz kommt. Unternehmen, die schon einen klar strukturierten Anwendungsbereich im Blick haben, fragen beim ARIC oft direkt danach nach. Je nach Bedarf ist ein Buy- oder ein Make-Modell geeigneter. Also entweder: fertige Lösungen in einem Abo-Modell kaufen. Oder: selbst eine KI entwickeln beziehungsweise bestehende Modelle firmenspezifisch anpassen. Beides hat Vor- und Nachteile:
Lizenzierte Standardsoftware punktet mit geringen Einstiegskosten und erfordert keinen Aufbau eigener Rechenkapazitäten. Sie hilft bei Standardaufgaben in Kundenservice, Texterstellung und Datenanalyse, ist aber nicht auf spezifische Bedarfe abgestimmt.
Eigenentwicklungen ermöglichen dagegen eine stärkere Kontrolle – und das Unternehmen kann sie als „Unique Selling Point“, also Alleinstellungsmerkmal nutzen, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Bei stark spezialisierten Feldern wie der medizinischen Diagnostik oder dem autonomen Fahren sind solche Modelle unumgänglich.
KI-Kompetenz schaffen
„Wir haben einen sehr guten Mix an Branchen, die das ARIC konsultieren“, erklärt Fehnker. Standortbedingt ist viel Logistik dabei, aber verstärkt sind auch Hotellerie, Medizin, Steuerberatungen und Anwaltskanzleien beteiligt. Umfassende Unterstützung bietet auch das Regionale Zukunftszentrum Nord (RZ.Nord). Es berät KMU in Hamburg, Bremen, Niedersachsen und Schleswig-Holstein bei der Digitalisierung und arbeitet mit zwölf Partnern zusammen. Dazu gehören neben dem ARIC das Bildungswerk der Wirtschaft für Hamburg und Schleswig-Holstein sowie Arbeit und Leben DGB/VHS Hamburg.
Für das RZ.Nord hat Fehnker unter anderem die „Superbude“ beraten, die 2008 mit einem kreativen Hotel- und Hostel-Konzept in der Hansestadt startete. Der Fokus lag hier zunächst darauf, „AI Literacy“ herzustellen, also eine Kompetenz für den Umgang mit künstlicher Intelligenz. „Bei dieser Form der Weiterbildung liegt momentan ein sehr großer Bedarf“, so der Experte.
In der Auseinandersetzung der „Superbude“ mit KI war schnell klar: Ihr Einsatz soll den Arbeitsalltag angenehmer gestalten, aber nicht den persönlichen Kontakt zu den Gästen einschränken. Geschult wurden Mitarbeitende in Rezeption, Reservierung sowie Küche und Service. Sie diskutierten KI-Anwendungsfälle und die jeweiligen Vor- und Nachteile.
Inzwischen hilft zum Beispiel ein KI-Übersetzungstool dabei, mit internationalen Gästen besser zu kommunizieren; auch bei Planungen in der Küche kommen Algorithmen zum Einsatz. „Die Schulung und Beratung durch das ARIC hat unserem Team die Grundlagen und Funktionen von KI nähergebracht und damit die Einstiegshürden zur Anwendung von KI überwunden“, bilanziert Jörn Hoppe, General Manager der „Superbude“.
Kreativer Mittelstand
„Während viele größere Unternehmen bereits KI-Anwendungen nutzen, müssen KMU noch aufholen, um im digitalen Wandel Schritt halten zu können“. So bewertet das RZ.Nord die Situation. Während ein Konzern wie Airbus eine eigene, global vernetzte und von Innovationslaboren vorangetriebene KI-Infrastruktur aufbauen kann, steht dieser Weg mittelständischen Unternehmen oft nicht offen.
Wie sich KI auch in weniger großen Betrieben strategisch aufsetzen lässt, zeigt ein Beispiel aus der metallverarbeitenden Industrie. Die Firma Fehrmann MaterialsX hat das KI-gesteuerte System MatGPT entwickelt, das die Suche nach idealen Materialien beschleunigt und optimiert. Damit lassen sich die Metalllegierungen präzise identifizieren, die für eine bestimmte Anwendung am besten geeignet sind. So wird die KI zum integralen Bestandteil der industriellen Wertschöpfungskette. Die Technologie reduziert Kosten und minimiert Risiken.
In Hamburg unterstützen zahlreiche Organisationen Unternehmen bei der Implementierung von KI. Einen guten Einstieg für KMU bietet der KI-Kompass der Handelskammer. Praxisnahe Beratung offeriert auch das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg (MDZ), dessen kostenlose Webinare und Workshops speziell auf den Bedarf des Mittelstandes zugeschnitten sind. Das Programm „KI Readiness“ hilft dabei, das volle Potenzial von KI im Unternehmen auszuschöpfen und die Mitarbeitenden in den Prozess einzubinden. Veranstaltungen informieren etwa über den EU AI Act oder KI-basiertes Risikomanagement.
Der Fall zeigt auch, dass der effiziente Einsatz von generativer KI von jahrzehntelanger Expertise profitiert und zum Veränderungsmotor im Unternehmen sowie in der Branche werden kann. „MatGPT ist ein disruptiver Gamechanger, der Produkt- und Materialentwicklung vereint, um den technologischen Fortschritt für eine bessere Welt zu beschleunigen“, erklärt Henning Fehrmann, CEO der FEHRMANN Tech Group, zu der Fehrmann MaterialsX gehört.
Was ein externer Dienstleister rät
KMU, die erst anfangen, sich mit KI zu beschäftigen, stehen häufig vor der Frage: Soll ich ein externes Beratungsunternehmen hinzuziehen? Und falls ja, welches? Anselm Fehnker vom ARIC empfiehlt, darauf zu achten, wie lange eine Firma bereits am Markt ist und welche Qualifizierungen im Team vorhanden sind. Besonders wichtig seien Fragen wie: Bin ich ohne die Beratungsfirma noch in der Lage, meine Prozesse zu verstehen? Und wie abhängig mache ich mich von einem spezifischen Tool?
Eine dieser Beratungsfirmen ist uintent. Ihre Gründerin und Geschäftsführerin, die Hamburgerin Tara Bosenick, kann auf mehr als 25 Jahre Expertise zurückblicken. Als Pionierin für User Experience, kurz UX, macht sie digitale Räume logisch und intuitiv nutzbar. Datengestützte UX ist für sie ein strategischer Faktor im Geschäftsmodell, vor allem im Risiko-Management.
Bosenick ist zudem spezialisiert auf KI-Integration in Unternehmen – und plädiert hier für einen realistischen und pragmatischen Blick. Ihr Ansatz: „KI ist ein schlaues Pubertier, keine McKinsey-Beraterin. Behandelt sie entsprechend, und ihr bekommt ein mächtiges Werkzeug. Erwartet Perfektion – und ihr werdet systematisch enttäuscht.“
Doch worauf ist beim Start der KI-Reise zu achten? „,Wir müssen irgendwas mit KI machen‘ – diesen Druck erleben wir aktuell bei vielen Projekten“, erklärt Bosenick. Entscheidend sei jedoch zunächst, bestehende Abläufe zu analysieren.
Denn: „Ein schlechter Prozess ist mit KI immer noch ein schlechter Prozess.“ Bei der Frage, wo sich die Effizienz steigern lässt, sei mitunter gar nicht KI die Lösung, sondern eine klassische Automatisierung.
Erscheint der Einsatz einer KI sinnvoll, muss man das richtige Tool finden. Bosenick empfiehlt hier einen agnostischen Ansatz. Das heißt: Eine im Haus entwickelte Software sollte nicht an einen einzigen Anbieter wie OpenAI, Google oder Anthropic gebunden sein. „Die Entwicklungen sind so schnell, dass Unternehmen eine Woche später schon denken: Jetzt ist etwas anderes besser.“
Die Implementierung von KI sieht die Expertin als Change-Prozess, in dem man Mitarbeitende und die Kundschaft unbedingt einbinden sollte. „Das größte Problem entsteht, wenn die Technologie einfach übergestülpt wird“, sagt Bosenick. Und weiter: „Ich wünsche mir, dass in den KI-Workshops noch viel mehr Führungspersonen sitzen, da diese wissen müssen, was alles schiefgehen kann.“ Etwa aufgrund der Halluzinationen, also der immer noch hohen Fehlerquote vieler KI-Sprachmodelle.
Die Expertin ist sich sicher: Statt eines großen Arbeitsplatzverlustes wird es einen Arbeitsplatzwandel geben – mit neuen Jobprofilen, etwa zum Bau von KI-Assistenzen und der Kontrolle von KI-Ergebnissen. „Die Prüfkompetenz wird extrem wichtig. Das geht nur mit Fachwissen“, sagt Bosenick. Die aktuelle Tendenz, Fachkräfte im Coden und Programmieren zu entlassen, hält sie für extrem gefährlich. „Schließlich muss auch der von einer KI geschriebene Code noch einmal professionell gecheckt werden.“ Ein verantwortungsvoller, kritischer Blick bleibt also unbedingt erforderlich.
